“Y sin haberlo pensado, me ha salido un pareado” 🙂

¿Alguna vez habéis mantenido una conversación escrita con una persona y tenéis la sensación de que se pasa toda la vida enfadad@ o de que tiene complejo de castigador? xD

En los tiempos que nos ha tocado vivir, las redes sociales y otras herramientas de comunicación como WhatsApp se han convertido en un instrumento que ocupa un gran porcentaje de nuestro tiempo. En muchos casos, bastante más de lo que debiera…

Es por ello que se hace tan necesario ese “saber ser y saber estar” del que siempre hablamos en el ámbito del protocolo y en nuestros cursos de formación.

Una buena manera de hacerlo es poner en práctica la nettiquette, una serie de normas en constante actualización que se definieron en 1995 (hace ya más de 20 años!) en el famoso documento RFC1855 (Request for Comments 1855). Su función es la de mejorar la comunicación online, inicialmente en el correo electrónico y foros, pero ahora se extiende a blogs y redes sociales.

Aunque a continuación veremos las normas más importantes de dicho documento, la verdad es que como todo en el protocolo lo más importante es desarrollar el sentido común, y un alto grado de empatía. Cuando dudamos en si algo le puede molestar a otra persona o no, es mejor no llevarlo a cabo (Ante la duda, la solución que pueda molestar a menos personas)

En la comunicación, influyen principalmente 3 elementos, la voz, el tono, y las palabras o mensaje. En la comunicación verbal con nuestro interlocutor delante, es más fácil atender a estos tres elementos, pero en la comunicación escrita, la voz y el tono desaparecen. Es por ello que se hace tan importante que desarrollemos el mensaje de forma óptima, y que nos apoyemos en herramientas que nos ayuden a imprimir emoción y personalidad en nuestro mensaje.

¿Y si además os cuento que las palabras solamente suponen el 7% del mensaje? ¿Quién de vosotros cree que introducir emoticones en un mail formal es perjudicial para la imagen de una persona o empresa? Pues que siga leyendo más abajo… 😛

 

PRINCIPALES NORMAS DE NETTIQUETTE

  • La primera y más conocida, escribir en mayúsculas es GRITAR, y por supuesto, a nadie le gusta que le griten, verdad? Es aceptable en una palabra o frase en la que realmente se hace preciso gritar. Hay otras formas de resaltar tus ideas como utilizar los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y _subrayar_ .
  • Además, la ortografía y gramática son vuestra carta de presentación, es necesario cuidarlas especialmente. Hoy en día no hay excusas para ésto, ya que podemos encontrar multitud de herramientas que nos ayudarán a corregir nuestros textos.
  • Los párrafos deben separarse con un espacio en blanco, para comodidad de quien lee el mensaje. ¡No se nos termina el folio, ni nos cobran por palabras, tenemos todo el espacio del mundo! 🙂
  • Cuando enviéis un archivo, aseguraos de que el formato es conocido para el receptor y que la información llegará tal como queréis que llegue. (Ojo con enviar un currículo, presentación o presupuesto en word, por ejemplo, ya que por mucho esfuerzo que hayáis puesto en  que la presentación sea óptima, llegará completamente desencajado, SEGURO!
  •  Utilizad los emoticones (SÍSÍ! ¿Habéis visto lo que os decía al principio de la entrada?). Sin abusar en una comunicación formal de empresa, pero de uso obligado en una cantidad justa, ya que como os decía antes imprimen al mensaje nuestro estado de ánimo, que no podemos comunicar con la expresión corporal o con el tono de voz. Es la forma de comunicar nuestra alegría, tristeza, enfado, entusiasmo...  Los más conocidos son los que aparecen a continuación, y no hace falta que os dediquéis a buscar muchos, de nuevo utilizad la empatía para pensar que la gente no conoce muchos más que éstos:

  • Saludad, si os añaden a un grupo de whatsapp y preséntaos para que todos los participantes puedan guardar vuestro teléfono, no deis por hecho que ya lo tienen ni dejeis que vuestra timidez venza a la practicidad.  Huelga decir que esta presentación debe ser breve. Y de nuevo en este punto recordad que los emoticonos pueden haceros la vida más fácil.
  • Cuidado con los mensajes en cadena, hay gente a la que no solamente no le gustan, además le resultan muy molestos, sobre todo por whatsapp.
  • Leed todos los mensajes de un grupo antes de escribir cualquier comentario, así evitarás el #tierratragame, o los #ochocientosmilwhatsapp para explicaros algo que ya estaba explicado anteriormente y que vosotros no habéis leído, y que otra persona se encontrará en su móvil posteriormente. Como en la comunicación oral, atender/escuchar es más importante que hablar.
  • Salvo que en un grupo de whatsapp nos pidan confirmación de lectura de una información, no es necesario responder… ¿Cuántas veces os ha pasado que habéis tomado vuestro móvil después de un tiempo largo, y os encontráis con 40 mensajes nuevos que terminan siendo: -ok, -ok, ok, – recibido, -ok, -vale, -de acuerdo…?

(estos consejos relativos a grupos, se hacen más importantes sobre todo cuando se trata de un grupo grande, en el que se generan muchos mensajes de este tipo.)

  • No olvidéis las palabras mágicas, por favor y gracias, suelen tener mayor respuesta que el uso de mayúsculas 😉 No utilicéis el modo imperativo, por ejemplo, “ven a verme mañana” (Seguro que con “podrías venir a verme mañana?” llegaremos a una mejor comunicación)
  • Cuando expongáis un tema extenso en un grupo, procurad hacerlo en un solo mensaje, separando los párrafos por la tecla “enter”. Así evitaréis que otra persona escriba en medio de nuestra exposición. Así mismo, cuando otra persona lo haga, esperaremos a que termine de redactar su idea mientras escribe, para no interrumpirle.
  • En cuanto a los horarios, lo ideal para no molestar, es escribir en grupos o a personas con las que no tengamos mucha confianza, nunca antes de las 09:00 o más tarde de las 22:00. (Evidentemente, si sabemos que una persona trabaja de noche y duerme de mañana, no es lógico enviarle un mensaje a las 10:00)
  • Y ante todo, sed educados. Como siempre decimos, no es de protocolo decirle a nadie que algo que hace no es de protocolo (valga la redundancia), ya que ahí quienes no estaréis siendo protocolarios seréis vosotros. Si algo os molesta muchísimo intentad siempre decirlo excediéndoos en buenas maneras.

Hasta el próximo post!

¿Nos vemos en las redes sociales?

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